وقتی نرم‌افزارهای آماده با فرآیند واقعی سازمان شما هماهنگ نیستند
هر سازمان فرآیندهای خاص خودش را دارد. در نتیجه سازمان مجبور می‌شود بخشی از عملیات را در نرم‌افزار اصلی، بخشی را در Excel، بخشی را در پیام‌رسان‌ها و بخشی را با فرم‌های دستی مدیریت کند.
راهکار ما طراحی یک سیستم مدیریتی اختصاصی متناسب با فرآیند واقعی سازمان است؛ سیستمی که عملیات، گردش کار، اطلاعات، کنترل‌ها، گزارش‌ها و داشبوردهای مدیریتی را در یک محیط یکپارچه قرار می‌دهد.
داشبورد عملیاتی
تولید امروز
۱٬۸۴۰
واحد
تحقق برنامه
۹۲٪
OEE
۷۸٪
سفارشات فعال
در نرم‌افزارهای آماده معمولاً سازمان باید فرآیند خودش را با ساختار نرم‌افزار تطبیق دهد. در سیستم اختصاصی مسیر برعکس است.
تفاوت پنل مدیریتی با داشبورد مدیریتی
Dashboard مدیریتی
Data
↓ KPI
↓ Chart
↓ Analysis
مشاهده و تحلیل
سیستم مدیریتی
Create
↓ Edit
↓ Approve
↓ Track
انجام و کنترل عملیات
نتیجه نهایی
یک پنل تحت وب اختصاصی که کارکنان، مدیران و مدیران ارشد هرکدام براساس نقش خود به بخش‌های مربوط دسترسی داشته باشند.
اگر این مشکلات را دارید، سیستم اختصاصی می‌تواند منطقی باشد
اطلاعات بین چندین فایل Excel پراکنده شده و کنترل نسخه، دسترسی و صحت اطلاعات دشوار است.
برای انجام یک فرآیند باید اطلاعات از چند سیستم مختلف استخراج یا دوباره وارد شوند.
سازمان مجبور شده بخشی از فرآیند را خارج از سیستم مدیریت کند.
برای تهیه گزارش باید اطلاعات به‌صورت دستی از چند منبع جمع‌آوری شود.
کارها از طریق تلفن، پیام، Excel یا فرم‌های دستی پیگیری می‌شوند.
مدیر نمی‌تواند سریع بفهمد هر درخواست در چه مرحله‌ای است و مسئول آن چه کسی است.
درخواست طراحی این سیستم ←
درخواست طراحی این سیستم ←
این دقیقاً همان چیزی است که خدمت ما را از «طراحی سایت و پنل» جدا می‌کند. ما Business Software طراحی می‌کنیم.
مدیر در تمام مراحل می‌تواند وضعیت سفارش را مشاهده کند.
سیستم برای هر مرحله مشخص می‌کند:
Role-Based Access Control متناسب با ساختار سازمان طراحی می‌شود.
مدیرعامل
→ دسترسی مدیریتی کل سازمان
مدیر تولید
→ تولید + ماشین‌آلات + KPI
سرپرست خط
→ سفارش‌های خط خودش
اپراتور
→ ثبت عملیات مربوط به خودش
مدیر انبار
→ ورود، خروج و موجودی
فروشنده
→ مشتریان و سفارش‌های خودش
اطلاعات ثبت‌شده می‌توانند مستقیماً به Dashboardهای مدیریتی تبدیل شوند. برای پروژه‌های بزرگ‌تر می‌توان لایه BI مستقل نیز ایجاد کرد.
نمونه: داشبورد تولید
تولید امروز
۱٬۸۴۰ واحد
تحقق برنامه
۹۲٪
ضایعات
۳.۴٪
Downtime
۸۴ دقیقه
OEE
۷۸٪
مشاهده خدمت طراحی داشبورد مدیریتی ←
برخی Ruleها قابل تعریف هستند. اینجا نرم‌افزار تبدیل به یک Control System می‌شود.
اگر موجودی < حداقل
→ هشدار مسئول انبار
اگر سفارش از Deadline عبور کرد
→ هشدار مدیر
اگر تولید < برنامه
→ هشدار مدیر تولید
اگر توقف دستگاه > X دقیقه
→ هشدار تعمیرات
اگر تخفیف > سقف مجاز
→ نیاز به تأیید مدیر
اگر مبلغ معامله > حد مشخص
→ تأیید مدیریت
سیستم اختصاصی می‌تواند در صورت فراهم بودن دسترسی فنی به سیستم‌های موجود متصل شود.
Application Stack
BI & Analytics Stack
مشاهده خدمت داشبورد مدیریتی ←
کاربران، نقش‌ها، واحد سازمانی و سطوح دسترسی.
گردش کار، تأییدها و وضعیت مراحل.
ثبت اطلاعات مطابق فرآیند واقعی سازمان.
آپلود و نگهداری فایل‌های مرتبط با فرآیندها.
هشدارهای داخلی، ایمیل یا سایر کانال‌های قابل اتصال.
جستجوی اطلاعات عملیاتی.
ثبت اینکه چه کسی چه تغییری را چه زمانی انجام داده.
گزارش‌های عملیاتی و مدیریتی.
نمای مدیریتی KPIها.
امکان اتصال به سایر سیستم‌ها.
خروجی Excel، PDF یا سایر فرمت‌های موردنیاز.
امکان استفاده روی دسکتاپ، تبلت و موبایل.
بررسی مسئله، اهداف و ساختار فعلی سازمان.
مصاحبه با کاربران و مستندسازی فرآیندهای موجود.
حذف مراحل غیرضروری و طراحی Workflow مناسب.
تعریف Role، Module، Form، Workflow، Report و Integration.
طراحی Prototype سیستم قبل از توسعه کامل.
طراحی Database، Backend، API، امنیت و Integration.
پیاده‌سازی مهم‌ترین فرآیندها در نسخه اول.
سیستم در اختیار کاربران کلیدی قرار می‌گیرد.
بازخوردها اعمال می‌شوند.
سیستم در زیرساخت سازمان یا محیط توافق‌شده Deploy می‌شود.
کاربران و مدیران آموزش می‌بینند.
قابلیت‌های بعدی به‌صورت مرحله‌ای اضافه می‌شوند.
از روز اول کل سازمان را نرم‌افزاری نکنید
Version 1
Version 2
Version 3
با این روش ریسک پروژه پایین‌تر می‌آید و سازمان سریع‌تر خروجی عملیاتی دریافت می‌کند.
قابلیت‌های امنیتی بسته به معماری پروژه طراحی می‌شوند. برای پروژه‌های حساس سازمانی، امنیت باید از ابتدای طراحی در نظر گرفته شود.
نرم‌افزار مدیریتی اختصاصی
سیستم عملیاتی مطابق فرآیندهای تعریف‌شده.
پنل مدیریت
محیط مدیریتی متناسب با نقش کاربران.
Backend و Database
لایه پردازش و ذخیره‌سازی اطلاعات.
Workflow
گردش فرآیندها و تأییدها.
Dashboard
گزارش و KPIهای مدیریتی.
Integration
اتصال به سیستم‌های موجود در محدوده پروژه.
مستندات
مستندات فنی و کاربری مورد توافق.
آموزش
آموزش کاربران و مدیران سیستم.
پشتیبانی
نگهداری، رفع اشکال و توسعه نسخه‌های بعدی.